Planeación

Los tipos de planes se clasifican en: 

• Propósitos o misiones 
• Objetivos o metas 
• Estrategias 
• Políticas 
• Procedimientos 
• Reglas  
• Programas 
• Presupuestos 

- Propósitos o Misiones.  La misión o el propósito identifica la función o tarea básica de una empresa o institución, como también las áreas.  

 

- Objetivos.  Los objetivos o metas son los fines que se persiguen por medio de una actividad, es decir  son los resultados a lograr.  

 

- Estrategias.  Es la determinación de los objetivos básicos a Largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de  recursos y despliegue de esfuerzos para alcanzar objetivos amplios.  

 

- Políticas. Son también planes en el sentido de que son enunciados generales o maneras de entender que guían, orientan  o canalizan el pensamiento en la toma de decisiones. 

 

- Procedimientos.  Son planes que establecen un método requerido para manejar las actividades futuras.

  

- Reglas.  Explican con claridad las acciones requeridas o las acciones que no se deben llevar a cabo (prohibiciones), que no están sujetas a la discrecionalidad de cada persona.   

 

- Programas.  Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos. reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de acción; por lo general están respaldados por presupuestos.    

 

-  Presupuestos : Es una declaración de los resultados esperados, expresados en términos numéricos. Se puede considerar como un programa llevado a números. La preparación de un presupuesto depende de la planeación, el presupuesto es el instrumento de planeación fundamental de muchas compañías y las obliga a realizar por anticipado una recopilación numérica del flujo de efectivo, gastos e ingresos, desembolsos de capital, utilización del trabajo o de horas máquina esperado.             

 

 

La planeación como función principal de la administración es  la locomotora que conduce un tren de actividades organizativas, de liderazgo y de control, Sin planes los administradores no pueden saber como organizar a la gente y a los recursos; puede que no tenga ni siquiera la idea clara de lo que es lo que se necesita organizar sin un plan. 

 

Es frecuente que se elaboren planes a corto plazo sin referencia alguna a planes a largo plazo. Esto es definitivamente un grave error.

 

 

Proceso Administrativo

   Muchos estudiosos y administradores se han percatado de que la clara y útil organización de los conocimientos facilita el análisis de la administración. Así pues, al estudiar la administración es de gran utilidad dividirla en funciones administrativas: planeación, organización, dirección y control, en torno de las cuales pueden organizarse los conocimientos que se hallan en la base de esas funciones. Es por ello que los conceptos, principios, teorías y técnicas de la administración se agrupan en estas funciones.

   Es evidente que los administradores no pueden desempeñar correctamente sus tareas si no comprenden y se muestran sensibles a los muchos elementos del ambiente externo (factores económicos, tecnológicos, sociales, políticos y éticos) que afectan a sus áreas de operación. Además, en la actualidad muchas organizaciones operan en diferentes países.

 

Planeación.

   Esta implica seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones necesarias para cumplirlos y, requiere por tanto del la toma de decisiones, esto es elegir cursos futuros de acción a partir de diversas alternativas.
 

Organización.

    Las personas que trabajan en grupos para conseguir el cumplimiento de una meta deben de disponer de papeles que desempeñar, sean accidentales o causales o hayan sido definidos y estructurados por otra persona, interesada en cerciorarse de que los individuos contribuyan en formas específicas al esfuerzo grupal. El concepto de “papel” implica que lo que los individuos persiguen un propósito u objetivo definido y ellos deben conocer la relación de su objetivo laboral con el esfuerzo grupal y deben poseer la autoridad, instrumentos e información necesarios para cumplir su tarea.

 

   El propósito de una estructura organizacional es contribuir a la creación de un entorno favorable para el desempeño humano. Se trata pues de un instrumento administrativo, no de un fin en sí mismo.

 

Dirección.

    Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por tanto tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración, involucrando con ello aspectos de motivación, estilos, enfoques de liderazgo y comunicación.

 

Control.

   Este consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Esto implica la medición del desempeño sobre la base de metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de éstas. Así, el control facilita el cumplimiento de los planes. Aunque la planificación debe preceder al control, los planes no se cumplen solos. Los planes orientan a los administradores en el uso de recursos para la consecución de metas específicas.

 

 

Habilidades administrativas y jerarquía organizacional

 

 

Tres tipos de habilidades para los administradores:

1.Habilidad técnica: posesión de conocimientos y destrezas en actividades que suponen la aplicación de métodos, procesos, procedimientos

2.Habilidad humana: capacidad para trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo, la  creación de condiciones dónde las personas se sientan protegidas y libres.

3.Habilidad de conceptualización: percibir el panorama general, distinguir los elementos más significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellos. Se menciona que el diseño  es incluido  para resolver problemas en beneficio de la empresa.

 

Enfoque de la Administración

 

Enfoque de la Administración de Calidad Total  

 

   La Administración de calidad total se ha convertido en un elemento decisivo del competitivo mercado global. Deming y Juran fueron los precursores de esta administración. Otra importante contribución fue hecha por Philip Crosby. Cada uno le dio a la calidad una definición ligeramente distinta.

 

    Para Deming calidad significa ofrecer a los clientes productos o servicios confiables y satisfactorios a bajo costo, y para resolver el problema de calidad quería que sociedad y compañías se comprometieran con la calidad. 

 

   La administración de Calidad Total implica controlar todos los procesos desarrollados por una empresa para generar un producto o servicio, incorporando la participación, en el control de la calidad, de todos los departamentos de una empresa, como son presidencia, dirección, mercadeo, fabricación, finanzas, informática y recursos humanos, así como de todos sus proveedores, teniendo todos como objetivo satisfacer las necesidades del cliente, tanto el intermedio como el final.  

 

   Este tipo de administración ha hecho que Japón, en menos de treinta años, sea la potencia económica que todos conocemos, al ofrecer al mercado mundial productos de la más alta calidad y duración a precios muy competitivos.

 

   Este modelo ha sido replicado por normas internacionales que se han inspirado en la mejora continua. 

 

 

 

Enfoque de la reingeniería 

 

   La reingeniería es uno de los enfoques más recientes, también llamado rediseño de procesos. Su propósito es lograr más con menos recursos. La reingeniería ha sido definida como: “el replanteamiento fundamental y rediseño radical de los proceso de las empresas para conseguir mejoras sustanciales en medidas de desempeño contemporánea tan decisivas como costos, calidad, servicio y rapidez”.  

 

 

 

Enfoque sistémico del proceso administrativo

   

   Las empresas organizadas  no existen en el vacío. Por lo contrario, dependen de sus condiciones externas y forman parte de sistemas más grandes, como ser la industria a la que pertenecen, el sistema económico y la sociedad.

                                        

   Toda empresa u organización debe describirse en un modelo de sistemas abiertos que contenga las interacciones entre la empresa y su ambiente externo. 

 

 

 

Enfoque operacional o del proceso administrativo 

   El enfoque operacional o de la teoría y ciencia de la administración recoge los conocimientos administrativos pertinentes para relacionarlos con las labores administrativas, lo que los administradores hacen. Este enfoque pretende integrar los conceptos, principios, y técnicas que se encuentran en la base de las tareas de la administración.  Además este enfoque adopta conocimientos de otros campos, tales como la teoría de sistemas los conceptos de la calidad y reingeniería, la teoría de motivación y liderazgo, el comportamiento individual y grupal, los sistemas sociales, la cooperación, así como la aplicación de análisis.

Enfoque de las 7-S de McKinse

 

Las Siete S son:

 

1. ESTRATEGIA (strategy): Acción y asignación sistemáticas de recursos para el logro de los propósitos de la compañía.

 2. ESTRUCTURA  (structure): Organizacional y relaciones de autoridad.

3. SISTEMAS (system): Procedimientos y procesos como sistemas de información, procesos de manufactura y procesos de control.

 4. ESTILO (style): Modo de comportamiento de los administradores y de dedicación colectiva de su tiempo al cumplimiento de las metas organizacionales.

5. PERSONAL(staff): Personas que forman parte de la empresa.

 6. VALORES COMPARTIDOS (similarity): Valores que comparten los miembros de una organización

7. HABILIDADES (skill): Capacidades distintivas de una empresa.

 

   Las siete “habilidades” significan capacidades de la organización en su conjunto. Las capacidades organizacionales y su ausencia suelen designarse en la bibliografía administrativa como fuerzas y debilidades de las empresas. 

   Lo más asombroso del marco de las 7-S sea que confirma y se asemeja al marco de referencia de las funciones administrativas que son la planeación, organización, integración de personal, dirección y control. 

 

Enfoques o nuevas teorías administrativas.

     También es importante tener en cuenta la evolución del pensamiento administrativo 

• Cultura y Civilizaciones 
• Administración científica 
• Nuevos Enfoques de administración 

Enfoque de los papeles administrativos

 

    Henry Mintzberg clasificó el trabajo de los administradores, en 3 tipos básicos de comportamiento: relaciones interpersonales, procesamiento de información y toma de decisiones. 

 

- Papeles interpersonales: En su contacto con otras personas los administradores actúan de 3 modos diferentes. 

• Como representantes de su empresa: pronuncia discursos, sirve en comités.  
• Líder: motiva, inspira, da el ejemplo. 
• Como enlace: mantiene relaciones con otras organizaciones. 

- Papeles informativos: Son 3 papeles definidos: centro hacia donde influye y se monitorea toda la información, diseminadores de información y portavoz de la organización.

    A estos 3 se le denominan: 

• Receptor: observa, revisa y recopila datos sobre cumplimientos de estándares.
•  Difusor: transmite información y juicios acerca de los ambientes internos y externos.
•  Portavoz o vocero.: habla por la organización, cabildea y defiende, se ocupa de las relaciones públicas.  

- Papeles de decisión: Se concentra en el área y su toma de decisiones: Se asumen 3 papeles importantes. 

• Emprendedores o empresarial: cuando juzgan la conveniencia de emprender nuevas actividades. 
• Asignadores de recurso: cuando controlan los recursos financieros. 
• Negociadores: cuando tratan con sectores internos o externos de la organización.  

Resumen de otras Escuelas

Escuela de Relaciones Humanas (1930 a 1955)

 

"Su objetivo es comprender la Interacción de los procesos psicológicos y sociales con la situación laboral a fin de influir en el desempeño" ( Bateman y Snell)

Autores Destacados:

 

- Robert Owen: Afirmaba que el interés por los empleados era muy rentable para la gerencia.

   Defendió los horarios de trabajo reglamentados, las leyes sobre trabajo infantil, la educación pública, los instrumentos y la participación de los negocios en proyectos de la comunidad.

 

- Hugo Munsterberg: Creó el campo de la psicología industrial; el estudio científico de las personas en el trabajo para aumentar al máximo su productividad y adaptación.

 

- Mary Parker Follet: Propuso que la autoridad y el conocimiento tenían que ir de la mano: " la decisión de quién tiene el mando en un momento determinado debe depender del conocimiento y la pericia, no de la autoridad formal que tienen los gerentes por su lugar en la jerarquía organizacional." (Jones y George)

 

 

- Chester Barnard: Contempla la organización como un sistema social cooperativo  y propone la teoría de la aceptación de la autoridad. Pensaba que las organizaciones se constituían por personas que interactúan y que las funciones básicas del gerente eran comunicarse y estimular a los subordinados para que hicieran un gran esfuerzo.

 

- Elton Mayo: Junto a sus colegas propusieron otros aspectos del ámbito laboral sobre el desempeño: como la cantidad y duración de los descansos, rediseño de los trabajos, cambios en la extensión de la jornada laboral, planes salariales individuales.

   Concluyeron que: "El comportamiento y los sentimientos están estrechamente relacionados, que las influencias del grupo afectan el actuar individual, y que el dinero es un factor menos importante."

 

 

"Este enfoque debía estar guiado hacía el bienestar del empleado, a su motivación y a la comunicación."

 

 

 

 

Enfoque Cuantitativo 1940

 

   Estás técnicas se suelen usar como análisis y procesamientos de información para alimentar de forma objetiva y racional el proceso de toma de decisiones.

 

 

Teoría General de Sistemas 1960

 

- Resalta el hecho de que los componentes sociales y técnicos de la organización están estrechamente relacionados entre sí.

- Destaca la interdependencia entre la organización y el entorno donde realiza su actividad.

 

 

Teoría de las Contingencias. 1960

 

   A las características situacionales se les llama "contingencia". Se hablará de estas variables para referirnos, por ejemplo, al tamaño de la organización, a las diferencias individuales de las personas, al tipo de entorno en el que se desenvuelve la empresa, etc.

 

"NO existe una manera óptima de organizar, así pues, las estructuras y sistemas de control dependerán de las características del medio en que operan. "

Resumen Origenes de la Administración Moderna

Orígenes de la Administración Moderna

“Conocer la Historia de la Administración puede ayudar a entender la teoría y el ejercicio de la Administración actual.” (Robbins y DeCenzo)

 

 

 

• Administración Sistemática

    Considera a las empresas como unidades que se relacionan entre sí y con el medio ambiente, y que forman un sistema, que a la vez pertenece a uno mayor

 

Autores Destacados:

Adam Smith: Incrementar el Nivel de especialización en el trabajo aumenta la eficiencia e incrementa el desempeño organizativo.

• Administración Científica

Su objetivo es Aumentar la eficiencia productiva.

Autores Destacados:

-          Frederick W. Taylor: Considerado “Padre de la Administración Científica”.

Trata de encontrar la “mejor manera” de hacer cada uno de las tareas dentro de una organización.

   Estableció cuatro principios para incrementar la eficiencia en el lugar de trabajo. (ver publicación: Frederick Taylor, con fecha, 9 de junio, 2013)

“En términos generales, Taylor consiguió mejorar la productividad, en forma consistente, y reafirmó la función de los gerentes como encargados de planear y controlar, y la de los obreros de actuar conforme a las instrucciones” (Robbins y DeCenzo)

-          Frank Gilbreth y Lilian Gilbreth: Perfeccionaron el análisis de movimientos y el estudio de tiempos (iniciado por Taylor).

Con el tiempo se interesaron más por el estudio de la fatiga y el efecto de las características físicas del lugar del trabajo sobre el estrés laboral.

-          Henry Gantt: Elaboró un sistema de incentivos y bonificaciones a los obreros. Con esto amplió el alcance de la administración científica de modo que abarcara el trabajo de los gerentes y el de los empleados operativos.

Es conocido por el gráfico o Diagrama de Gantt (ver publicación: Henry Gantt, con fecha 9 de junio, 2013).

 

• Teoría de la Administración General

Se encarga de estudiar cómo crear una estructura organizativa y sistemas de control eficientes y eficaces.

Autores Destacados:

-          Henry Fayol: Basándose en su experiencia identificó cinco funciones: planificación, organización, instrucción, coordinación y control.  Y catorce principios de la administración (ver publicación Henry Fayol, con fecha 9 de junio, 2013). Considerados esenciales para aumentar la eficiencia del proceso administrativo.

-          Max Weber: Define Burocracia como un sistema formal de organización y administración, pensado par asegurar la eficiencia y la eficacia; Basándose en cinco principios, que mejorarían el desempeño de las organizaciones:

1.       Posición Jerárquica

2.       Ocupar puestos según desempeño

3.       Especificar la autoridad formal y las responsabilidades laborales

4.       Saber a quien rendirles cuentas

5.       Sistemas de reglas, procedimientos y normas, para  controlar el comportamiento de la organización